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Frais professionnels

Frais professionnels en portage salarial : ce qui peut être remboursé et dans quelles conditions

Déplacement, télétravail, matériel ou formation : une dépense professionnelle doit être liée à votre activité, justifiée et examinée avant son remboursement.

Distinguer les deux types de frais

En portage salarial, les frais professionnels servent à rembourser des dépenses engagées pour votre activité. Ils ne constituent pas un complément de salaire et ne doivent pas être utilisés pour faire monter artificiellement le résultat d’une simulation.

Dès le début de la mission, posez-vous trois questions simples : quels frais le client accepte-t-il de payer en plus de la prestation ? Quelles dépenses devrez-vous payer avec le chiffre d’affaires de votre mission ? Quelles dépenses restent personnelles ? Les réponses vous permettent de négocier les frais avec le client, de conserver les bons justificatifs et de savoir ce qui restera disponible sur votre compte d’activité.

Les frais professionnels sont encadrés par les règles sociales. Lorsqu’ils correspondent bien à des dépenses liées à l’activité et sont traités selon ces règles, ils sont remboursés séparément du salaire. L’Urssaf (nouvelle fenêtre) rappelle que le remboursement peut se faire sur justificatifs ou, dans certains cas, sous la forme d’une allocation forfaitaire répondant à des conditions précises.

Commencez par distinguer les deux types de frais

Les frais refacturables : à négocier avec le client avant le démarrage

Les frais refacturables sont nécessaires à la réalisation de la mission et pris en charge par le client en plus du prix de la prestation. C’est fréquemment le cas lorsqu’un consultant doit se déplacer chez un client, passer une nuit sur place ou prendre un moyen de transport pour une intervention ponctuelle.

Ils doivent être prévus dans le contrat de prestation ou dans les règles convenues avec le client : frais remboursés au réel, enveloppe prévue, pièces qu’il demande et moment de la facturation. Ils sont alors facturés séparément du chiffre d’affaires de prestation et suivis séparément sur le compte d’activité.

Un point de vigilance est essentiel : le fait qu’un client accepte un remboursement ne transforme pas automatiquement la dépense en frais professionnel exonéré de cotisations. Son traitement dépend aussi de sa nature, de son lien avec la mission, des justificatifs et des règles applicables. Par exemple, une indemnité kilométrique facturée au client reste soumise aux conditions propres aux indemnités kilométriques.

Les frais non refacturables : à financer par votre activité

Les frais non refacturables sont des dépenses utiles à votre activité mais que le client ne rembourse pas. Il peut s’agir, selon votre situation, d’un logiciel métier, d’un abonnement professionnel, d’une journée de coworking, d’un équipement ou d’une formation directement liée à votre activité.

Ces frais ne s’ajoutent pas à votre rémunération : ils sont financés par le solde disponible sur votre compte d’activité. Ils doivent donc être prévus dans votre budget de mission et dans le calcul de votre TJM. Dans une simulation de salaire, ne renseignez que les dépenses régulières, liées à l’activité et non remboursées par le client. Les frais refacturés au client sont neutres pour cette première estimation : ils doivent apparaître à part.

Frais refacturables et frais non refacturables : deux circuits de financement en portage salarial.
Les frais refacturables sont payés par le client en plus de la prestation ; les frais non refacturables sont financés par le compte d’activité.

Ce qui n’est pas un frais professionnel

Une dépense personnelle ne devient pas remboursable parce qu’elle est payée pendant une mission. Les dépenses sans lien démontrable avec l’activité, les frais sans justificatif lorsqu’un justificatif est nécessaire et les trajets entre le domicile et le lieu habituel de travail ne peuvent pas être assimilés par défaut à des frais professionnels. Les indemnités kilométriques sont détaillées dans la partie consacrée aux déplacements : elles ne sont jamais automatiques.

Les dépenses rencontrées pendant une mission

Questions et justificatifs à préparer selon la dépense professionnelle
SituationQuestion à trancher avant la dépenseÉléments à préparer
Déplacement chez un clientLe déplacement est-il demandé par la mission et le client le rembourse-t-il ?Accord client si les frais sont refacturables, billets ou factures, dates et objet du déplacement.
Repas et hébergementÊtes-vous réellement en déplacement professionnel ou en grand déplacement ?Lieu de mission, dates, justificatifs et, selon le cas, éléments montrant que le retour quotidien au domicile n’est pas possible.
Véhicule personnelLe déplacement a-t-il un caractère professionnel et est-il éligible à une indemnité kilométrique ?Carte grise ou éléments relatifs à l’usage du véhicule, détail des trajets et justificatifs demandés.
TélétravailQuelle part des dépenses du domicile correspond réellement à l’espace de travail ?Justificatifs du logement et des charges, surface ou espace de travail, documents demandés avant la déclaration.
Ordinateur, téléphone, mobilier, logicielL’achat est-il nécessaire à votre activité et quelle part de l’usage est professionnelle ?Facture, description de l’usage, validation avant l’achat lorsque l’équipement est durable ou partagé avec un usage personnel.
Coworking, documentation, formationLa dépense sert-elle directement à réaliser, développer ou maintenir votre activité ?Facture, programme ou description de l’utilité professionnelle.

Cette liste donne des repères ; elle ne crée pas un droit automatique au remboursement. Une même dépense peut être traitée différemment selon la mission, le contrat, sa fréquence, son caractère professionnel et les documents disponibles.

Déplacements, repas et hébergement : la situation de la mission compte

Les frais de déplacement sont souvent les premiers à être discutés avec le client. Pour une mission à distance, un déplacement ponctuel à Lyon pour un comité de pilotage ne se traite pas comme une présence quotidienne dans les locaux du client. Avant le premier déplacement, déterminez qui en supporte le coût et conservez l’accord correspondant.

Les repas et l’hébergement sont également liés au contexte. Les règles applicables ne sont pas les mêmes selon que vous pouvez regagner votre domicile ou votre lieu habituel de travail, que vous êtes contraint de déjeuner à l’extérieur ou que la mission vous place en grand déplacement. L’Urssaf définit notamment le grand déplacement par l’impossibilité de revenir chaque jour au domicile, avec des critères de distance et de durée de trajet.

Grand déplacement : frais réels ou forfait

Deux traitements peuvent être envisagés lorsque les conditions du grand déplacement sont réunies : le remboursement des dépenses réellement engagées sur justificatifs ou une indemnité forfaitaire. Le forfait couvre les surcoûts de repas et d’hébergement ; les frais de transport sont traités séparément.

Chez Nexoris Portage, le forfait de grand déplacement peut être appliqué pendant les trois premiers mois de mission, conformément aux règles Urssaf. Avant de le prévoir, transmettez le lieu de mission, son calendrier et les éléments qui montrent que le télétravail ou le retour quotidien au domicile ne sont pas possibles. Votre conseiller vérifie alors le traitement applicable et les documents nécessaires.

Que se passe-t-il après trois mois ?

À partir du quatrième mois, Nexoris Portage n’applique plus le forfait grand déplacement pour cette mission. L’Urssaf considère en effet que le lieu de mission devient le lieu habituel de travail lorsque la mission se prolonge au-delà de trois mois. Les défraiements liés à la présence régulière sur ce site — repas, hébergement et trajet domicile - mission — ne peuvent donc plus être appliqués dans ce cadre.

Une dépense ponctuelle et distincte de la présence habituelle chez ce client, par exemple une intervention sur un autre site, reste à faire vérifier avant d’être engagée. Elle ne relève pas du forfait grand déplacement de la mission prolongée.

Indemnités kilométriques : les règles à connaître

Les indemnités kilométriques correspondent à l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Elles ne sont pas automatiques : Nexoris Portage demande les éléments permettant de vérifier l’usage professionnel du véhicule. Lorsqu’une mission s’inscrit dans la durée, le lieu de mission devient en pratique le lieu habituel de travail. Le trajet vers ce lieu ne peut donc pas être présenté automatiquement comme une indemnité kilométrique.

En Île-de-France, Nexoris Portage ne prend pas en charge d’indemnités kilométriques pour les trajets liés à une mission. L’Urssaf considère que le réseau de transports en commun est suffisamment dense. Des consultants constatent pourtant que le trajet en transports peut être deux ou trois fois plus long qu’en voiture ; cet écart de temps ne suffit pas à justifier des IK. Il faut donc prévoir ce point avant de négocier une mission nécessitant une présence régulière chez un client francilien.

Télétravail et équipement : documenter l’usage professionnel

Le télétravail peut générer des dépenses réelles : connexion, consommables, espace de travail ou matériel. Leur prise en compte suppose de pouvoir identifier ce qui correspond à un usage professionnel. Nexoris Portage peut demander, selon votre situation, des justificatifs du logement et des charges ainsi que les éléments permettant d’apprécier l’espace utilisé pour travailler.

Pour le matériel, l’enjeu n’est pas seulement de présenter une facture. Un ordinateur, un téléphone, un bureau ou un logiciel peut être utilisé à la fois à titre professionnel et personnel. Contactez votre conseiller avant un achat significatif : il pourra vous indiquer les conditions de prise en charge, les documents nécessaires et la part professionnelle retenue.

Pour un abonnement téléphonique, une connexion internet, un outil SaaS, un espace de coworking, une formation ou une documentation professionnelle, le lien avec votre activité doit également pouvoir être établi. La dépense doit être déclarée et justifiée.

TVA sur les frais professionnels : vérifiez le traitement avant de la prévoir

Lorsque la TVA est déductible sur une dépense professionnelle, Nexoris Portage la crédite sur le compte d’activité. Quelques exemples permettent de comprendre pourquoi il ne faut pas la prévoir automatiquement :

  • la TVA sur une nuit d’hôtel engagée pendant un déplacement n’est pas récupérable ;
  • la TVA sur les transports de personnes — train, avion, taxi, transports en commun ou location de véhicule — n’est en principe pas récupérable ; les péages et certains frais de stationnement relèvent de règles distinctes ;
  • la TVA sur le carburant n’est récupérable qu’en partie ; la note prévoit un traitement différent pour un véhicule électrique.

Pour pouvoir récupérer la TVA, elle doit apparaître sur le justificatif de frais. Pour connaître les conditions applicables à une dépense précise, rapprochez-vous de votre conseiller Nexoris Portage.

Déclarer vos frais avec Nexoris Portage

La bonne pratique commence avant l’achat, pas à la fin du mois. Si la dépense est inhabituelle, importante, liée à un déplacement ou susceptible d’être refacturée au client, échangez d’abord avec votre conseiller Nexoris Portage. Il pourra vous indiquer si cette dépense est éligible ou non à une prise en charge en frais professionnels.

Ensuite, la déclaration suit un parcours simple :

  1. Vous conservez la facture ou le justificatif au moment de la dépense.
  2. Vous déclarez la dépense dans Trianos avec les informations demandées : nature, date, montant, mission ou client concerné lorsque cela s’applique.
  3. Nexoris Portage vérifie le traitement de la dépense au regard de la mission et des règles applicables.
  4. Le remboursement accepté est suivi séparément du salaire sur votre compte d’activité et dans les documents du mois.

Pour les frais refacturables, ne laissez pas la question au dernier moment. Le contrat ou les échanges avec le client doivent préciser si les frais sont inclus dans le TJM, facturés en plus ou limités par une enveloppe. Un consultant qui accepte un TJM de 650 € pour une mission nécessitant deux nuits d’hôtel par semaine sans avoir négocié les frais ne se trouve pas dans la même situation qu’un consultant qui facture ces dépenses en plus de la prestation.

Quel effet sur votre salaire et votre compte d’activité ?

Les frais professionnels remboursent une dépense engagée pour travailler. Le salaire rémunère votre prestation et sert de base aux cotisations sociales. La page consacrée au salaire en portage salarial détaille la transformation du chiffre d’affaires en paie.

Sur votre compte d’activité, vous devez pouvoir identifier distinctement :

  • le chiffre d’affaires de prestation ;
  • les éventuels frais refacturés au client ;
  • les frais de gestion ;
  • les remboursements de frais professionnels ;
  • les cotisations, le prélèvement à la source et le salaire ;
  • les sommes conservées pour les congés payés et, en CDI, la réserve financière.

Cette séparation permet de comprendre l’intérêt économique d’un remboursement de frais. Lorsqu’un frais professionnel est remboursé à partir de votre chiffre d’affaires, il ne supporte pas les cotisations sociales appliquées à un salaire. Si vous deviez payer cette même dépense de votre poche avec un supplément de salaire, ce supplément serait soumis aux cotisations sociales avant de vous être versé. Le remboursement ne crée pas un revenu supplémentaire : il évite que vous financiez une dépense professionnelle avec un salaire déjà chargé. Pour comparer deux sociétés de portage, utilisez les mêmes hypothèses de TJM, de jours travaillés et de frais non refacturables, puis demandez comment ces montants sont suivis. Notre page sur les frais de gestion en portage salarial explique les documents à demander avant de signer.

Cette différence a aussi une conséquence sur vos droits sociaux. Les cotisations versées sur le salaire participent notamment à la constitution de vos droits à la retraite et à l’assurance chômage. Un frais professionnel réellement engagé a vocation à être remboursé ; il ne doit pas être écarté pour augmenter artificiellement le salaire. En revanche, déclarer des frais qui ne correspondent pas à une dépense admise reviendrait à réduire sans raison la part de votre chiffre d’affaires transformée en salaire et les cotisations qui lui sont associées.

La position de Nexoris Portage sur les frais professionnels

Un consultant en portage salarial, comme un entrepreneur, peut engager des frais professionnels pour exercer son activité. Dans les deux cas, ces dépenses sont financées par le chiffre d’affaires généré. Nexoris Portage soutient donc l’utilisation des frais professionnels par les salariés portés et leur apporte les clarifications nécessaires pour appliquer les bonnes pratiques dans le respect des règles Urssaf.

Nexoris Portage ne soutient pas une utilisation excessive des frais professionnels visant à maximiser le montant net perçu lorsque les dépenses ne correspondent pas aux situations admises par l’Urssaf. Cette position explique notamment l’absence de prise en charge des indemnités kilométriques en Île-de-France et l’arrêt du forfait grand déplacement au-delà de trois mois de mission.

Certaines sociétés de portage peuvent retenir une autre approche. Nexoris Portage considère qu’elle ne peut pas s’exposer à un redressement Urssaf lié à des pratiques insuffisamment justifiées. Un tel risque mettrait en cause la solidité de la société et, par conséquent, la sécurité des avoirs gérés pour l’ensemble des salariés portés.

Les questions à poser avant de choisir une société de portage

  • Pouvez-vous me remettre votre politique de frais professionnels et me montrer comment une note de frais apparaît sur le compte d’activité ?
  • Quels frais dois-je négocier avec mon client avant de signer le contrat de prestation ?
  • Comment traitez-vous les déplacements réguliers, les indemnités kilométriques et le télétravail ?
  • Quels justificatifs dois-je fournir pour un équipement, un abonnement ou une formation ?
  • Comment et à quel moment la TVA déductible est-elle créditée sur le compte d’activité ?
  • Les frais professionnels sont-ils traités dans les frais de gestion ou facturés à part ?

Chez Nexoris Portage, le traitement des frais professionnels fait partie des services couverts par les frais de gestion : il n’y a pas de frais additionnels pour déclarer une dépense. Les frais de gestion, les cotisations sociales et les frais professionnels restent néanmoins trois éléments distincts de votre activité. Pour comparer une offre dans son ensemble, consultez notre guide pour choisir une société de portage salarial.

Questions fréquentes

Les réponses utiles pour préparer et déclarer vos dépenses professionnelles.